忘年会幹事のやることリスト！事前準備から当日進行、アフターフォローまで解説

【当日まで】忘年会幹事のやることリスト①

忘年会の成功は、事前準備でほぼ決まるといっても過言ではありません。いつ・何を進めるのかを工程表にまとめておくと、直前になって慌てずに準備を進められます。

ひとりで抱え込まず、進行表や情報共有ツールを活用しながら、やるべきことを一つひとつ着実にこなしていきましょう。

1：幹事チームをつくる

忘年会の準備は多岐にわたるため、規模に応じてチームを組み、役割を分担することをおすすめします。受付、会計、音響・機材、景品の担当など、あらかじめ役割を決めておくと、当日の進行がスムーズになります。

グループLINEやオンラインの表計算ツールを活用すれば、チーム内の情報共有も簡単です。進捗状況を全員で確認できるようにし、作業の抜け漏れを防ぎましょう。

また、週に1度など定期的に進捗を確認する場を設けておくと、直前になって作業が滞ってしまう事態も防ぎやすくなります。お互いの得意分野を活かしながら、無理のない役割分担を心がけましょう。

2：日程を調整する

まずは、忘年会であいさつをお願いしたい方の予定を優先的に確認しましょう。そのうえで会社の繁忙期を避け、候補日を4～5日程度に絞り込みます。

次に、社長や上司など、出席をお願いしたい主要なメンバーのスケジュールを確認して日程を決めます。全社で開催する場合は、社長や幹部が参加できる日を優先して設定するのがポイントです。

一方、部署内など限られた人数で開催する場合は、参加者の都合をアンケートで聞いたうえで調整する方法もあります。アンケートには返答期限を明記し、日程調整ツールを活用すると、やり取りの手間を減らせます。

参加者が多いほど、候補日を早めに固めておくことが大切です。

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3：会場を確保する

忘年会シーズンは会場の予約が集中しやすいため、2～3か月前から会場探しを始めることをおすすめします。候補が決まったら下見を行い、予約時には規約もあわせて確認しましょう。

会場探し

会場を選ぶ際は、最寄り駅からのアクセスのよさや、参加者の年代や好みに合った料理ジャンル（和食、中華、イタリアンなど）を考慮しましょう。予算については、会社負担の有無もあわせて確認しておくと安心です。

個室があるか、貸切ができるかも会場探しのポイントのひとつです。周囲を気にせず余興やあいさつを楽しめるため、参加者同士の一体感も生まれやすくなります。マイクやスピーカーなどの音響設備の有無、使える備品の内容も確認しましょう。

レストランや居酒屋のほかに、レンタルスペースを会場として使い、ケータリングを手配する方法もあります。会場の選択肢を広げたい場合は、レンタルスペースの利用も検討してみるとよいでしょう。

下見

ネット上の写真だけでは、店内の動線やトイレの数・位置、荷物を置けるスペース、喫煙所の有無などまではわかりません。実際に足を運び、細部まで確認しておくと安心です。

余裕があれば、料理の試食やスタッフの接客態度もあわせてチェックしておくと、当日のイメージがつかみやすくなります。候補となる会場が複数ある場合は、比較のためにも早めに下見の予約を入れておきましょう。

予約

予約の際は、以下の点をあらかじめ確認しておきましょう。

• 利用可能時間や延長の可否
• 人数変更ができる期限
• キャンセル料が発生するタイミング
• 最低保証料金の有無

これらを事前に押さえておくことで、金銭的なトラブルを防げます。

4：参加費を決める

参加費を決める際は、最新の相場を参考にするとよいでしょう。ぐるなびが実施した2025年の調査によると、ビジネス忘年会で払ってもよいと考える金額の平均は4,445円で、プライベート忘年会（5,085円）よりもやや低い結果となりました。

また、料理ではコースメニューを希望する人の割合が64.2%、飲み物では飲み放題を希望する人の割合は85.4%にのぼります。各飲食店には、メニューがあらかじめ決まっている忘年会飲み放題プランなどが用意されていることもあるので、検討してみるとよいでしょう。

参加費を設定する際は、性別で金額を変えるか、役職に応じて会社の補助額に差をつけるかといった実務的な点もあわせて検討しましょう。

なお、会社が参加費の一部を負担する場合、その費用は福利厚生費として計上できる場合もあります。計上できるかどうかの判断には、全社員を対象に一律に機会が提供されていることや、社会通念上妥当な金額の範囲であることなど、いくつかの条件が関わってきます。判断に迷う場合は、自社の経理担当者や顧問税理士に事前に相談しておくと安心です。

出典：ぐるなびPRO「2025年の忘年会消費者調査｜参加意向・開催規模・予算・人気メニューの傾向とは」

参加費の集め方も決めておこう

参加費の集め方は「当日受付」と「前日までの事前回収」の2つに大きく分かれます。当日受付は準備の手間が少ない一方、受付が混雑しやすい点がデメリットです。事前回収は当日の負担が減りますが、徴収や管理に手間がかかります。

当日受付の場合は、お釣りの受け渡しで手間取らないよう、あらかじめ「お釣りが出ない金額での協力」を案内しておくとよいでしょう。キャッシュレス決済を取り入れると、集金の手間をさらに減らせます。

5：あいさつを依頼する

忘年会では、最初のあいさつ、乾杯の音頭、中締めのあいさつをそれぞれ立場の高い方にお願いするのが一般的なマナーとされています。

• 開会宣言…司会者、あるいは幹事
• 最初のあいさつ…参加者の中で最も立場が高い方
• 乾杯の音頭…参加者の中で立場が3番目に高い方
• 中締めのあいさつ…参加者の中で立場が2番目に高い方
• 閉会宣言…司会者、あるいは幹事

ただし、部署単位のカジュアルな忘年会などでは、会社の慣習や参加者の顔ぶれに合わせて柔軟に調整してもかまいません。

あいさつを依頼する際は、スピーチを考える時間を確保できるよう、1～2週間前を目安に依頼するのが望ましいでしょう。持ち時間はおよそ2～3分程度と伝えておくと、相手も準備しやすくなります。

6：余興や出し物を企画する

忘年会の余興は、参加者全員が楽しめる内容を選ぶことがポイントです。チーム対抗のクイズや利き酒、ジェスチャーゲームなど、座ったままでも楽しめる企画は会場を選ばず取り入れやすいでしょう。

余興を盛り上げるうえで欠かせないのが景品です。景品選びで気をつけたいのは、重い景品や大きすぎる景品が、当選した人の持ち帰りの負担になってしまう点です。せっかく盛り上がっても、持ち帰りに困るようでは満足度が下がってしまいます。

こうした悩みを解決してくれるのが「景品の虎」が提供する目録&パネル景品です。これは、その場では目録引換券だけを渡し、実際の商品は後日、当選者の自宅へ直接届ける仕組みです。当選者は大型景品などを当日持ち帰る必要がなく、手ぶらで帰れるため、持ち帰りの負担を軽減できます。

目録&パネル景品は、当日、会場にA3特大パネルやA4パネルを掲げて景品内容を紹介できるため、見栄えがよく、記念撮影の際にも会場を盛り上げられます。

そのほか、参加賞やハズレなしビンゴ向けの景品としては「カゴメ野菜生活4本セット」や「湯屋めぐり3包入」「純金茶（3P）」「ムーミンスイーツセット」「スティックコーヒーカフェタイムセット」など、幅広い年齢層に合わせた、さまざまな商品がそろっています。

予算に合わせて上位賞から参加賞までまとめて手配でき、景品選びの手間を減らせるのも「景品の虎」の魅力です。

7：案内メールを送る

忘年会の詳細が決まったら、対象者に案内メールを送りましょう。日時、場所、アクセス、地図のURL、会費、出欠の返信期日は、箇条書きにすると一目で伝わりやすくなります。

件名の冒頭に「【要返信】」や「【〇月〇日締切】」といった一言を添えると、開封率や返信率を高める効果が期待できます。読み手が忙しいなかでも内容をすぐに把握できるよう、簡潔で見落としのない文面を意識しましょう。

社内向けメールの例文

社内向けには、要点を押さえつつも親しみやすさを残した文面にすることで、参加しやすい雰囲気が伝わるでしょう。また、余興の内容を事前に伝えておくと、参加へのモチベーションを高める効果が期待できます。

社外向けメールの例文

社外向けには、時節のあいさつと日頃の感謝を添えた、フォーマルな文面を心がけましょう。時節のあいさつは開催時期に合わせて調整し、季節にふさわしい表現を使うことが大切です。

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8：参加者リストをつくる

出欠の回答が集まったら、参加者リストを作成しましょう。「参加：〇」「不参加：✕」「未定：△」のように整理しておくと、当日の出欠確認や集金漏れを防ぎやすくなります。食物アレルギー情報もあわせて把握しておくと、会場への報告がスムーズです。

表計算ソフトでリストを作成しておけば、参加費の徴収状況もあわせて管理でき、当日の受付作業がより効率的になります。

9：人数や時間の最終確認をして会場へ報告する

遅くとも忘年会の数日前、あるいは会場と取り決めた期日までに、最終的な参加人数と開始時間を会場へ報告しましょう。食物アレルギーへの対応可否については前もって確認し、このタイミングでも再度確認しておくと安心です。

10：席次表や進行表をつくる

席次を決める際は、役職や人間関係に配慮しましょう。気まずい間柄の人同士を隣にしない、特定の人が一人で孤立しないようにするなど、細やかな気配りが求められます。基本的には出入口から遠い席が「上座」で、出入口に近い席が「下座」とされ、役職が上の方ほど上座に近い位置に座っていただくのが一般的です。

進行表には、あいさつや歓談、余興にかける時間の目安を書き込んでおきましょう。無料の進行表作成ツールを活用すると、スマートフォンからでも手軽に作成・共有できます。時間配分の目安をあらかじめ具体的に書き出しておくと、当日の司会進行にも余裕が生まれます。

11：リマインドをする

忘年会の3日前～前日を目安に、参加者へリマインドメールを送りましょう。日時や場所、アクセス、キャンセルに関する規定を改めて伝えることで、当日のドタキャンを防ぎやすくなります。参加者の気持ちを高める効果も期待できます。

【当日】忘年会幹事のやることリスト②

忘年会当日は、幹事が「ホスト役」として会場全体に気を配る時間です。料理や飲み物が全員に行き渡っているか、進行が滞っている場面はないかなど、きめ細やかな気配りとタイムマネジメントが求められます。受付から退店まで、時系列に沿って確認していきましょう。

1：会場入りして段取りを確認する

受付開始の30分前を目安に会場入りし、席次の最終確認やマイク・音響機器のテスト、余興で使う備品の確認や設営を済ませておきましょう。会場スタッフとも、料理の提供タイミングやラストオーダーの時間をあらかじめすり合わせておくと、当日のトラブルを防げます。

トイレや喫煙所の場所も、参加者から質問された際にすぐ案内できるよう確認しておくと安心です。

2：受付と出欠確認をする

受付では、参加者を明るい表情で迎え、期待感を高める対応を心がけましょう。あらかじめ作成した参加者リストを使って出欠を確認し、当日徴収の場合は参加費も正確かつスピーディーに徴収することが大切です。

3：開会宣言と乾杯の仕切りを行う

開始時刻になったら、全員がそろっていなくても時間通りに開会を宣言しましょう。あいさつが長引くと進行に影響するため「あいさつは手短に」を意識してもらうことも大切です。

乾杯前には、グラスが全員に行き渡っているかを確認する一言を添えると、進行がスムーズになります。

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4：余興や表彰を行う

食事が一段落したタイミングを見計らって、余興をスタートさせましょう。司会として掛け声や合いの手を入れながら、BGMや演出を活用して会場を盛り上げます。

余興の合間には、マイクの音量や音の途切れがないかなど、機材の状態をこまめに確認しておくと、進行中のトラブルを防げます。時間が押しやすい場面でもあるため、景品を渡す係を別に立てるなど、役割を分けてスムーズな進行を心がけましょう。

社内表彰やMVPの発表なども行う場合は、余興がひと区切りついたタイミングで実施すると、会場の雰囲気を保ちながらスムーズにつなげられます。あわせて、お酒を無理に勧めたり、羽目を外しすぎたりする人がいないか、周囲に目を配ることも幹事の大切な役割です。

5：閉会宣言と二次会の案内を行う

ラストオーダーの案内があったら、中締めや閉会のあいさつをお願いする方にタイミングを確認したうえで、閉会を宣言します。二次会を開催する場合は、一次会会場から近く、夜遅くまで営業しているお店をあらかじめ候補として用意しておき、一次会が終わるまでに予約の連絡を済ませておきましょう。

6：帰りのサポートをする

お開き後は、最寄り駅の案内やタクシー・代行の手配など、参加者がスムーズに帰宅できるようサポートしましょう。参加者が退店したあとは、テーブルの上や下に携帯電話や荷物、ハンカチなどの忘れ物がないか、幹事自身が最後まで確認してから会場を後にすることが大切です。

【当日以降】忘年会幹事のやることリスト③

忘年会が終わっても、幹事の役目はまだ終わりではありません。スピード感のあるお礼メールと、透明性のある会計報告をやり切ることが、関係者からの信頼につながります。最後まで気を抜かずに対応しましょう。

1：お礼のメールを送る

お礼メールは、原則として忘年会の翌日の午前中までを目安に送るとよいでしょう。ただし、週末開催などで翌日が休日にあたる場合は、翌営業日の朝一番に送るなど、状況に応じて調整しましょう。

一斉送信ではなく、あいさつを担当してくださった方や忘年会の運営費としてご厚志をくださった方など、役割や立場に応じて個別に文面を作成すると、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

上司へのメール例文

あいさつを担当してくださった方やご厚志をくださった方には、感謝の言葉を具体的に盛り込むと、より丁寧な印象になります。あいさつやご厚志など複数のことでお世話になった場合は、それぞれへの感謝を一文ずつ分けて伝えると、気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

取引先へのメール例文

取引先には、1年間の感謝と来年への抱負を伝える、丁寧でフォーマルな文面が適しています。打ち合わせなどで話題になった内容を一言添えると、より心のこもった印象を与えられます。

2：収支をまとめて参加者へ報告する

お金のやり取りは、社内での信用に直結する大切な業務です。徴収総額、支出項目、支出総額、そして返金がある場合はその金額も含めた差引残高を明確にし、正確な会計報告を心がけましょう。

余剰金が出た場合は、参加者に返金するか、別の社内行事の費用に繰り越すかをあらかじめ決めておくとスムーズです。領収書は保管ルールに沿って整理し、表計算ソフトなどを使って管理すると、報告の手間を減らせます。

報告の際は、支出の内訳が一目でわかるよう一覧にまとめ、質問があればすぐに答えられるよう準備しておくとよいでしょう。

まとめ

忘年会の幹事は、事前準備から当日の運営、終了後の対応まで、やるべきことが数多くあります。ひとつずつ段取りよく進め、トラブルなく会を終えることが、参加者の満足度だけではなく、関係者からの信頼にもつながります。ここで培った段取り力や調整力は、日頃の業務や生活にも活かせるスキルといえるでしょう。

さまざまな準備や当日の進行とあわせ、参加者の満足度を左右するのが景品選びです。「景品の虎」では、予算別の豊富なラインナップを取りそろえ、マンネリ化を防ぎながら予算内で見栄えのする景品を用意したいという幹事の皆様をサポートしています。

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