コピペで完成！忘年会のお知らせ例文集丨社内・社外・一般まで完全対応
年末の恒例イベントといえば忘年会。しかし、毎年お知らせ文を一から作るのは意外と手間がかかるものです。社内向け、取引先やお客様への社外向け、そして幅広い一般利用までシーンによって適した表現も大きく変わります。
この記事では、忘年会のお知らせの書き方から、送付のタイミングやマナーを解説します。また、すぐに使える「コピペで完成」する忘年会案内の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
【社内向け】忘年会のお知らせ例文
社内向けの忘年会案内では、親しみやすさと適度なフォーマルさのバランスが重要です。部署内の和やかな雰囲気を演出しつつ、必要な情報を漏れなく伝える必要があります。
参加率を高めるには「楽しい企画」や「豪華景品」などの魅力的な要素を盛り込むことがポイントです。また、出欠確認の方法を具体的に示し、管理の負担を軽減する工夫も大切です。
社内向け：基本的な案内メールの文面
件名：忘年会のご案内【要返信：○月○日まで】
社員各位
お疲れ様です。今年も残すところわずかとなりました。
つきましては、恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。一年の労をねぎらうとともに社内の親睦を深め、来年への新たな決意を共有したいと存じます。
お忙しい時期とは思いますが、楽しい企画もご用意しておりますので、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
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【忘年会詳細】
・日時：20××年○月○日（○）18:30～21:00
・場所：居酒屋○○○
（地下鉄○○線○○駅下車徒歩3分）
東京都○○区○○1-2-3
Tel：03-○○○-○○○○
・会費：4,500円（当日、お釣りのないよう
ご協力をお願いします）
・出欠：○月○日（○）までに、このメールに
件名を変えずそのまま返信してください
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幹事：○○部 ○○○○（内線123）
携帯：090-○○○○-○○○○
この基本テンプレートは、必要な情報を整理して記載し、返信方法も明確にしています。「楽しい企画」という一文で参加への期待感を高めているのもポイントです。
ユーモアを交えた案内メールの文面
以下は、親しみやすい雰囲気で参加意欲を高める文面です。景品の魅力を前面に出し、特定の人物を（許可を得て）ネタにすることで楽しい雰囲気を演出しています。
件名：【緊急】今年最後の大イベント！忘年会開催決定！
皆様
今年もお疲れ様でした！
ついに来ました、一年で最も盛り上がるイベントの季節です。
そう、忘年会です！！
今年の忘年会は例年以上に気合を入れてご準備いたします。
なんと、豪華景品が当たるビンゴ大会を開催予定！
さらに、昨年大好評だった○○部長の一発芸も（勝手に）期待しております。
一年の疲れを吹き飛ばし、みんなで楽しく新年を迎えましょう！
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【忘年会詳細】
・日時：20××年○月○日（○）18:30～21:00
・場所：居酒屋○○○
・会費：4,500円
・出欠：○月○日（○）まで
・返信方法：このメールに返信（件名そのまま）
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※参加表明後のキャンセルは開催2日前までにお願いします。前日・当日のキャンセルは会費をご負担いただく場合がございます。
幹事一同より愛をこめて
○○部 ○○○○（内線123）
上司へ送る案内メールの文面
上司向けでは、より丁寧な敬語を使用し、個別対応の姿勢を示すことが重要です。返信を催促するのではなく、お伺いする姿勢で記載しています。
件名：忘年会のご案内について【○月○日までにご返信ください】
○○部長
お疲れ様です。○○部の○○です。
今年も残すところわずかとなりました。つきましては、恒例の○○部忘年会を下記の通り開催させていただきたく存じます。
ご多忙中のところ恐れ入りますが、部長にもぜひご参加いただけますと幸いです。部員一同、心よりお待ちしております。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、準備の都合上○月○日（○）までにご都合をお聞かせいただけますでしょうか。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお声かけください。よろしくお願いいたします。
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【忘年会詳細】
・日時：20××年○月○日（○）18:30～21:00
・場所：居酒屋○○○
（地下鉄○○線○○駅下車徒歩3分）
・会費：4,500円
・問い合わせ：○○（内線123）
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○○○○（署名）
【社外向け】忘年会のお知らせ例文
社外向けの案内では、フォーマルな文面とビジネスマナーを重視します。取引先との良好な関係維持と来年に向けた関係深化が目的となるため、感謝の気持ちと丁寧な招待の意を込めることが大切です。
社外向けの場合、会費は記載せず、返信用ハガキの同封が推奨されます。また、会場のアクセス情報は特に詳しく記載し、相手の負担を軽減する配慮が必要です。
社外向け：基本的な案内状の文面
令和○年○月○日
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○ 様
株式会社△△△△
営業部 △△ △△
忘年会のご案内
拝啓 師走の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、今年も残すところわずかとなりました。つきましては、日頃お世話になっております皆様方と親睦を深めるべく、下記の通り忘年会を開催する運びとなりました。
年末ご多忙の折とは存じますが、ぜひご出席賜りますよう、謹んでご案内申し上げます。
敬具
記
日時 令和○年○月○日（○曜日）
午後6時30分より
場所 ○○ホテル ○階「○○の間」
東京都○○区○○1-2-3
Tel：03-○○○○-○○○○
（地下鉄○○線○○駅A3出口より徒歩2分）
問い合わせ先
株式会社△△△△ 営業部 △△ △△
Tel：03-○○○○-○○○○（内線456）
なお、準備の都合上、誠に恐れ入りますが○月○日（○曜日）までに同封の返信用ハガキにてご出欠をお知らせください。
社外向け：基本的な案内メールの文面
件名：忘年会のご案内【○月○日までにご返信ください】
株式会社○○○○
○○部 ○○ ○○ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△△△ 営業部の△△です。
師走の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご支援をいただき、心より感謝申し上げます。
さて、この度弊社 では日頃お世話になっております皆様方と親睦を深めるため、下記の通り忘年会を開催いたします。
年末のお忙しい時期とは存じますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
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【忘年会詳細】
・日時：令和○年○月○日（○）18:30～20:30
・場所：○○ホテル ○階「○○の間」
東京都○○区○○1-2-3
Tel：03-○○○○-○○○○
アクセス：地下鉄○○線○○駅A3出口より徒歩2分
・出欠締切：○月○日（○）
・連絡方法：このメールにご返信ください
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△△△
営業部 △△ △△
Tel：03-○○○○-○○○○
Email：○○@××××.co.jp
社外向け：親しい関係者へ送る案内メールの文面
親しい関係者向けでは、感謝の気持ちを前面に出し、相手を重視している姿勢を示します。「ぜひお顔を拝見させてください」など、人間関係を大切にする表現を用います。
件名：忘年会のお誘い【ぜひお顔を拝見させてください】
○○株式会社
○○部 ○○ ○○ 様
いつもお世話になっております。
△△の△△です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
○○様には今年も大変お世話になり、心より感謝しております。つきましては、ささやかながら忘年会を開催いたします。
普段なかなかお時間をいただけない中、貴重な機会として皆様とお話しできればと思っております。お忙しい時期とは存じますが、ぜひお越しいただけると嬉しいです。
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【忘年会詳細】
・日時：○月○日（○）18:30～
・場所：○○（店舗URL添付）
・出欠：○月○日（○）までにお知らせください
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何かご質問などございましたら、お気軽にご連絡ください。
○○様にお会いできることを楽しみにしております。
営業部 △△ △△
Tel：03-○○○○-○○○○
Email：○○@××××.co.jp
【一般向け】忘年会のお知らせ例文
友人間の集まりや地域のコミュニティ、サークル活動などでは、カジュアルながらも必要な情報を確実に伝えることが重要です。親しい間柄であっても、金銭面やキャンセル時のルールは明確にしておくことでトラブルを防げます。
一般向けの案内では「楽しい雰囲気」を前面に出し、参加したくなるような文面を心がけましょう。
一般向け：基本的な案内状の文面
令和○年○月○日
○○会 各位
○○会
代表 ○○ ○○
○○会忘年会のご案内
拝啓 年の瀬を迎え、皆様におかれましてはますますお健やかにお過ごしのことと存じます。
さて、今年も○○会の恒例行事として忘年会を開催いたします。
一年間の活動を振り返りながら、会員相互の親睦を深める貴重な機会にしたいと思います。お忙しい時期とは存じますが、多くの皆様のご参加をお待ちしております。
敬具
記
日時 令和○年○月○日（○曜日）
午後6時30分～午後8時30分
場所 居酒屋「○○○」
○○市○○1-2-3
Tel：○○-○○○-○○○○
参加費 4,000円
出欠締切 ○月○日（○曜日）
申し込み・問い合わせ先
○○ ○○（世話人）
Tel：090-○○○○-○○○○
Email：○○@××××.com
※参加申し込み後のキャンセルは、開催2日前までにお願いいたします。
一般向け：基本的な案内メールの文面
件名：【○○サークル】忘年会開催のお知らせ
○○サークルの皆様
お疲れ様です！今年もあっという間に12月ですね。
さて、毎年恒例の忘年会を今年も開催します！今年一年の活動を振り返りながら、美味しいお料理とお酒で楽しいひとときを過ごしましょう。
新しく入った方々ともじっくりお話しできる良い機会です。ぜひ多くの方にご参加いただければと思います！
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【忘年会詳細】
・日時：○月○日（○）19:00～21:00
・場所：居酒屋「○○○」
○○駅西口より徒歩5分
・参加費：4,000円（飲み放題込み）
・出欠確認：○月○日（○）まで
・連絡方法：このメールに返信
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【重要】キャンセルについて
参加申し込み後のキャンセルは2日前（○月○日）までにお願いします。前日・当日キャンセルの場合は、参加費のご負担をお願いいたします。
世話人：○○ ○○
携帯：090-○○○○-○○○○
今年最後のサークル行事です。皆様のご参加を心よりお待ちしております。
忘年会のお知らせに書くべき項目
忘年会の案内を作成する際は、参加者が迷わず当日を迎えられるように、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。情報不足による問い合わせの多発を防ぎ、幹事の負担軽減にもつながります。
案内状とメールでは記載方法が若干異なりますが、基本的に必要な項目は共通しています。
紙の案内状の場合
【必須記載項目】
● 日付：案内状を作成した日付を右上に記載
● 宛名：「○○部各位」「社員各位」など。
企業宛ての場合は「社名・事業所名・部署名・役職・相手先名」をすべて省略せず正確に記載
● 差出人：所属部署名と氏名を明記
● タイトル：「忘年会のご案内」など、一目で内容がわかるもの
● 挨拶文：時候の挨拶と忘年会開催の趣旨
● 詳細事項（「記」以下に記載）：
日時（年月日・曜日・開始時刻・終了予定時刻）
場所（店舗名・住所・最寄り駅からのアクセス）
会費（社外向けの場合は記載しないのが一般的）
幹事名・連絡先
● 出欠確認：
返答期限
返答方法（返信用ハガキ同封、電話連絡など）
【追加推奨項目】
● 会場の地図やURL
● 駐車場の有無
● ドレスコード（ある場合）
● キャンセル時の対応
● 雨天時の対応（屋外会場の場合）
紙の案内状では、レイアウトの美しさも重要です。情報を見やすく整理し、重要な項目は太字や下線で強調しましょう。
メールの場合
【必須記載項目】
● 件名：「忘年会のご案内」「忘年会開催のお知らせ」など。
緊急度を示す【要返信】【○月○日まで】を併記すると効果的
● 宛名：「各位」「○○部の皆様」など
● 挨拶文：簡潔な時候の挨拶
● 本文：忘年会の目的と参加を促す内容
● 詳細事項：
日時、場所、会費、アクセス情報
幹事名・連絡先
地図やお店のURLを添付
● 出欠確認：
返信期限の明記
返信方法（「件名を変えずそのまま返信」など具体的に指示）
● 署名：部署名、氏名、連絡先
メールならではの工夫としては、以下のポイントが挙げられます。
● 重要な情報は「＝＝＝」などの記号で囲んで見やすくする
● URL・地図リンクを直接クリックできるよう記載
● 参加率向上のため「豪華景品」「特別企画」などの魅力的な要素を盛り込む
● スマートフォンでも読みやすいように、適度に改行を入れる
記載項目が多いと感じるかもしれませんが、これらの情報を最初に明記することで、後からの個別問い合わせを大幅に減らせます。
忘年会のお知らせを作成する際のポイント
効果的な忘年会案内の作成には、タイミング・内容・送付方法の3つの要素が重要です。これらを適切に管理することで、参加率の向上と幹事業務の効率化を両立できます。
開催の1か月前には送っておく
忘年会の案内は、遅くとも開催日の1か月前までに送付しましょう。
年末は誰もが多忙な時期です。社内外問わず、参加者は忘年会以外にも多数の予定を抱えています。早めの案内により、参加者が予定を調整する時間を十分に確保できます。
もし案内が遅れてしまった場合でも、最低1週間前 には必ず連絡しましょう。その際、メールや書面だけでなく、電話での確認をあわせて行うと安心です。
相手に合わせた文面にする
同じ忘年会でも、送付先との関係性に応じて文面を調整することが大切です。相手の立場や年齢、普段の関係性を考慮し、適切な敬語レベルを選択しましょう。迷った場合は「やや丁寧すぎる」くらいが無難です。
さらに、相手の業界特有の慣習や表現がある場合は、それを取り入れることで、より配慮のある案内文となり、好印象につながります。
相手に合わせた送り方を選ぶ
送付方法選択の際は、普段どのような連絡手段を使用しているかも参考にしましょう。相手にとって最も自然で負担の少ない方法を選択することが大切です。
メールは最も効率的で一般的な方法です。多人数への一斉送信が可能で費用もかからず、URLや地図リンクを添付できるため、参加者にとって利便性が高いのが特徴です。
また、はがきや封書はより丁寧で正式な印象を与える方法です。とくに重要な取引先や目上の方への案内では、封書での案内が評価される場合があります。封書の場合は返信用ハガキを同封し、相手の手間を最小限に抑える配慮が重要です。
一方、若い世代や親しい関係であれば、LINEグループでの案内もおすすめです。日程調整機能を活用すれば、出欠確認も手軽に行えます。
また、重要度の高い忘年会であれば、メール送付後に電話で確認するなど、複数の手段を併用することも有効です。確実に情報を届けられるうえ、参加率向上にもつながります。
まとめ
忘年会のお知らせ作成は、例文をうまく活用することで大幅に効率化できます。社内向け、社外向け、一般向けと相手に応じた文面の使い分けと、適切な送付タイミング、方法を選択することで、参加率の向上と幹事業務の負担軽減を両立できるでしょう。
とくに重要なのは、必要な情報を漏れなく記載することと、参加者の興味を引く魅力的な企画の告知です。「豪華景品が当たるビンゴ大会」などの楽しい要素があると参加率が上がります。
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ぜひ、今年の忘年会をさらに記憶に残るものにするために、景品の虎で景品選びをご検討ください。
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